Googleドキュメント-ファイル共有でリアルタイム共同編集ができる

Googleドキュメントとは?

Googleドキュメントとは、Googleが提供するオンラインオフィスです。

オンラインオフィスとは、Webブラウザ上で利用するワープロ、表計算、プレゼンテーションなどのオフィスアプリケーションのことです。インストールを必要としないためOSに依存することなく、Webブラウザさえあればどこからでもファイルの閲覧や編集ができます。

Googleドキュメント

Googleドキュメントを利用するには、Googleアカウントが必要です。GoogleアカウントはGoogleが提供する他のサービスと共通なので、既にGmail等を利用している場合は、そのメールアドレスとパスワードでログインすればGoogleドキュメントも利用できます。

Googleドキュメント - ファイルを共有してリアルタイム共同編集ができる

Googleドキュメントでは、1つのファイルを共有して、リアルタイムで共同編集ができます。リアルタイム共同編集なので、いちいち変更履歴を比較してまとめる手間が省けます。

Googleドキュメント共有

Googleドキュメントを共有するには、共有したいファイルを開き、右上にある「共有」タブをクリックします。

オプションボタンから、共有するユーザーに編集を許可する場合は「共同編集者」、閲覧のみとする場合は「閲覧者」を選びます

招待メールの送付先を入力しますが、「連絡先から選択」リンクをクリックするとGmailのアドレス帳が開くので入力の手間が省けます。

あとは招待ボタンを押すと、招待メールが開くので、必要に応じてメッセージを追加して送信します。

文書とプレゼンテーションのでは最大10人まで、スプレッドシートでは最大50人まで、同時に表示・編集ができます。

Googleドキュメント - 共同編集でチャット機能が使える

Googleドキュメントでは、リアルタイムでチャットしながら共同編集ができます。チャット機能が使えるのは、GoogleスプレッドシートとGoogleプレゼンテーションです。文書にはチャット機能はありません。

Googleスプレッドシートのチャットタブ

Googleスプレッドシートチャット

Googleプレゼンテーションの「プレゼンテーションを開く」モードのチャット

Googleプレゼンテーションチャット

Googleドキュメント - ドラッグ&ドロップでファイル分類ができる

Googleドキュメントでは、フォルダを作成して、ドラッグ&ドロップでファイルを分類することができます。

Googleドキュメントフォルダ

新しくフォルダを作成するには、「新規」メニューからフォルダを選んで、フォルダ名を入力します。

Googleドキュメント上にあるすべてのファイルは、「すべてのアイテム」で表示されます。ファイルを分類するには、ここからフォルダへドラッグ&ドロップするだけです。フォルダに分類されたファイルには、そのフォルダ名がタグとして付けられます。

ファイル検索機能もあり、Googleドキュメントの検索窓にキーワードを入力して、ファイル検索することができます。また、種類別にファイルを表示する機能もあります。

Googleドキュメント - MSOffice, OpenOffice, PDFなど、様々なファイル形式で保存できる

Googleドキュメントで作成したファイルは、Microsoft Office、OpenOfficeやPDFなど、様々なファイル形式で保存することができます。

Google文書で保存できるファイル形式

  • Microsoft Word (doc)
  • OpenDocument テキスト(odt)
  • リッチテキスト(rtf)
  • テキスト(txt)
  • PDFファイル(pdf)
  • HTMLファイル ※zip圧縮されます

Googleスプレッドシートで保存できるファイル形式

  • Microsoft Excel (xls)
  • OpenDocument 表計算(ods)
  • カンマ区切りテキスト(csv)
  • テキスト(txt)
  • PDFファイル(pdf)
  • HTMLファイル

Googleプレゼンテーションで保存できるファイル形式

  • テキスト(txt)
  • PDFファイル(pdf)

Google文書とプレゼンは5000個まで、スプレッドシートは1000個まで保存できる

1ユーザーアカウントにつき、全部でどれくらいのファイルを、Googleドキュメントに保存できるか?ですが、これは数できまっています。

  • Google文書とGoogleプレゼンテーションのファイルをあわせて5000個まで
  • Googleスプレッドシートは1000個まで

特に気にする必要はないと思います。個人レベルでは十分では!?

また、Googleドキュメントにアップロードできるファイルサイズは、

  • Google文書 - 1ファイル500KBまで
  • Googleスプレッドシート - 1ファイル1MBまで
  • Googleプレゼンテーション - ローカルPCからは1ファイル最大10MBまで

ちょっと少ないような気もしますね、とくにプレゼンとかは

Googleアカウントがないと一部のGoogleドキュメントしか閲覧できない!?

Googleアカウントを持っていないユーザーに招待メールを送った場合でも、ドキュメントを閲覧させることができるということなんですが、以下のような結果でした。

  • Google文書 - 招待メールのリンクをクリックすると、Googleアカウントのログイン画面が開く
  • Googleスプレッドシート - 招待メールのリンクをクリックすると閲覧できた
  • Googleプレゼンテーション - Googleアカウントのログイン画面が開く

Googleアカウントでログインしなくても閲覧できたのは、Googleスプレッドシートだけでした。「Google ドキュメント ヘルプ センター」の記述では、文書もアカウントなしでOKのはずなんですけど。。。閲覧のみは、Googleアカウントがなくてもできると良かったですね。

Googleプレゼンテーションを Microsoft PowerPoint(ppt)形式で保存できない

Microsoft PowerPoint(ppt pps)形式のファイルをアップロードすることはできるのですが、逆にGoogleプレゼンテーションで作成・編集したファイルを、パワーポイント形式で保存することができません。

これは、早めに対応されるのを期待しましょう!

ファイル管理でフォルダがドラッグ&ドロップで操作できない

フォルダを右クリックしてメニューから「移動」を選べば、フォルダをフォルダの中に入れることはできるのですが、ちょっとわかりにくいです。

フォルダもファイルと同じようにドラッグ&ドロップで操作できると良かったです。

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